Una empresa debe tener y ser capaz de producir muchos documentos administrativos y contables.
¡Por lo tanto, es preciso tener un sistema de archivo claro y eficiente para obtener como resultado una buena gestión empresarial!
JEYPA expertos en gestoría Getafe aporta 4 importantes consejos que deben tener en cuenta las empresas para manejar su negocio adecuadamente.
Presentación de documentos de apoyo
A lo largo de su existencia, una empresa acumula muchos documentos de apoyo, empezando por las facturas que recibe o emite.
Estos documentos de apoyo sean de fácil y rápido acceso. Para ello, es necesario un sistema de archivo optimizado y riguroso. Para evitar ciertos errores u omisiones, como una factura que no fue pagada cuando fue registrada previamente.
También evitará posibles duplicaciones, como una factura emitida dos veces por error. Además, una buena calificación asegura que todos los servicios o ventas han sido facturados y luego pagados por el cliente.
Para el personal contable de la empresa, también es una garantía de que puede acceder rápida y fácilmente a todos los documentos justificativos necesarios. Esto ahorrara una cantidad considerable de tiempo y permite dedicar toda la energía a proporcionar un asesoramiento eficaz en la gestión del negocio en cuestión.
Las condiciones que deben cumplirse para una contabilidad óptima
La compatibilidad de una empresa debe cumplir con ciertas leyes aplicables. También debe tener valor probatorio. Para lograr estos dos objetivos, que son esenciales para una gestión eficaz, esta contabilidad debe cumplir varios criterios.
En primer lugar, debe ser totalmente exhaustivo. Todas las transacciones realizadas por la empresa deben ser debidamente registradas. Es igualmente imperativo que las cuentas sean exactas.
Es absolutamente necesario desterrar todo tipo de errores e inexactitudes graves relacionados con la falta de inventario, fondos de crédito, errores de registro o errores en el registro de los recibos, ya sea a fin de mes o durante los fines de semana.
Finalmente, todos los archivos deben tener documentación de apoyo. Estos documentos también provienen de la empresa como pueden ser albaranes de entrega, facturas de venta, copias de correo… o de terceros como cartas, facturas de compra, recibos…
Tampoco hay que descuidar los documentos auxiliares como las tiras de la caja registradora, el libro de sugerencias, las rampas, etc.
Documentos obligatorios como parte de una buena gestión empresarial
La administración puede, en cualquier momento, pedir a una empresa que presente sus cuentas y documentos de apoyo.
⦁ En primer lugar, el diario que enumera cronológicamente las operaciones que afectan a los activos de la empresa. Este registro, que puede iniciarse e incluirse en la lista, debe mantenerse día a día, transacción por transacción.
⦁ Las transacciones registradas en el libro mayor incluyen todas las transacciones del ejercicio y se muestran en el libro mayor.
⦁ El libro mayor se divide en diferentes secciones que también pueden denominarse “cuentas”.
⦁ Por último, el libro de inventario suma el valor y la cantidad de todos los pasivos y activos de la empresa a la fecha del balance.
Algunos consejos para una buena organización de las cuentas
En el caso de una inspección, el acceso a todos los documentos mencionados es esencial. Los documentos de apoyo y los registros contables debidamente presentados nos permiten procesarlos en cualquier momento y con la rapidez necesaria.
Los archivos de la empresa, aunque son fácilmente accesibles, también deben ser protegidos contra daños y robos.
Además, se recomienda que todos esos documentos se conserven por lo menos durante diez años para protegerse contra el riesgo de litigio.
